Informativa in materia di protezione dei dati personali resa agli utenti di webinar o riunioni virtuali su piattaforma Microsoft TEAMS utilizzata da Praesidium S.p.A. ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Gentile partecipante, di seguito si riporta l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 in relazione al trattamento dei dati personali per coloro che richiedono l’iscrizione a webinar/riunioni virtuali, tramite dei moduli web su piattaforma Microsoft Teams accessibili per via telematica all’indirizzo ‘https:// events.teams.microsoft.com/‘.

Tale piattaforma di videoconferenza è utilizzata da PRAESIDIUM S.p.A. per organizzare webinar o riunioni virtuali.

Si riportano di seguito i termini e condizioni di Microsoft Event relativi ai servizi di registrazione che consentono di registrarsi per partecipare a webinar ed eventi virtuali su Microsoft Teams.

Questa informativa è resa specificamente per i partecipanti ai webinair/riunioni organizzati da Praesidium S.p.a. utilizzando la piattaforma di videoconferenza Microsoft TEAMS e non è quindi una informativa a carattere generale. A seguito della iscrizione e/o utilizzo di tale piattaforma possono essere trattati dati relativi a persone fisiche identificate o identificabili.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Titolare del trattamento è PRAESIDIUM S.p.A., con sede in Via Ravenna n. 14 – 00161 – Roma, email privacy@praesidiumspa.it

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento si basa sulla Sua richiesta di adesione al webinar (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR) ed il mancato, parziale o inesatto conferimento dei dati potrà avere come conseguenza l’impossibilità di partecipare.

La compilazione e l’inoltro dei moduli web presenti sulla sopra identificata piattaforma di videoconferenza, comportano l’acquisizione dei dati di contatto del mittente e tutti i dati personali inclusi nelle comunicazioni, nonché la possibile registrazione della videoconferenza stessa.

Il trattamento dei dati personali è effettuato dal Titolare unicamente per le finalità di seguito indicate:

• finalità amministrative inerenti alla registrazione dei partecipanti all’evento;
• finalità di raccolta dei dati necessari per gestire l’iscrizione e la partecipazione all’evento;
• finalità di gestione dei dati di contatto per la comunicazione commerciale tra Praesidium S.p.A. e l’iscritto.
• finalità di gestione dei dati di contatto per la comunicazione multimediale dell’evento inerente pubblicazione di foto e riprese video su internet o su social media dove esplicitamente previsto e comunicato nel modulo di iscrizione;
• finalità di pubblicizzazione di eventi organizzati nel futuro o per comunicazione di campagne istituzionali / editoriali con i canali di Praesidium;
• finalità di security inerenti al controllo degli accessi ai fini fisici/informatici

I dati personali raccolti per l’iscrizione allo specifico evento verranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività di gestione dell’evento stesso. Decorso detto termine, tutti i dati (comprese le immagini) verranno cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per assolvere agli obblighi di legge o per adempiere ad ordini della pubblica autorità o per tutelare un interesse legittimo.

In relazione alla finalità (raccolta dei dati necessari alla gestione dello specifico webina/riunione virtuale) la base giuridica del trattamento secondo quanto documentato potrà essere individuata nel consenso al trattamento dei dati acquisito dal Titolare del Trattamento nel modulo web di iscrizione o in altra liberatoria.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento sarà effettuato con l’ausilio di mezzi elettronici o automatizzati e con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati onde ridurre rischi di distruzione o perdita, accesso non consentito, modifica e divulgazione non autorizzata.

L’accesso alla piattaforma di videoconferenza Microsoft Teams permette agli utenti che partecipano l’utilizzo della propria telecamera e/o del proprio microfono. L’utente può in qualsiasi momento disattivare selettivamente sia la telecamera che il microfono. L’utente che accede alla piattaforma, inoltre, digita il nome che sarà mostrato nell’elenco dei partecipanti.

I webinar possono essere videoregistrati. Gli utenti saranno avvisati in corso di registrazione con un messaggio specifico nella piattaforma di videoconferenza. Nella video registrazione comparirà solo l’immagine dei relatori e/o di chi partecipa attivamente all’evento e di chi ha volontariamente attivato la videocamera (dove consentito). Per gli altri che partecipano in sola modalità ascolto comparirà nella registrazione solo il nome scelto in fase di accesso alla piattaforma.

ULTERIORI MODALITA TECNICO ORAGANIZZATIVE

La visione delle riprese dei webinar/eventi/riunioni virtuali è permessa solo al personale autorizzato e alla eventuale Società che gestisce la piattaforma degli eventi di PRAESIDIUM SPA.

DESTINATARI DEI DATI

Sono destinatari dei dati raccolti a seguito della consultazione del sito sopra indicato i seguenti soggetti designati dalla scrivente, ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento, quali responsabili del trattamento:

• le terze parti che gestiscono i servizi di Videoconferenza (Microsoft TEAMS): informativa Microsoft Event

I dati personali raccolti sono altresì trattati dal personale della scrivente, che agisce sulla base di specifiche autorizzazioni e istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’interessato potrà rivolgersi senza particolari formalità al Titolare del trattamento per esercitare i Suoi diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del Regolamento (diritto di: accesso ai dati personali, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, nonché di opporsi al trattamento e ad essere informato di eventuali processi decisionali automatizzati), fermo restando il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo.

I diritti potranno essere esercitati contattando il Titolare del trattamento PRAESIDIUM S.p.A., con sede in Via Ravenna n. 14 – 00161 – Roma, email privacy@praesidiumspa.it o al suo DPO nominato nella persona dell’Avv. Anna Clementi (rpd@praesidiumspa.it).